Innan årsmötet i region Norrland
Det är styrelsens ansvar att anordna årsmötet och ni ska både redovisa vad ni gjort under året samt vad ni ska göra kommande år. Årsmötet ska hållas i januari eller februari månad. Börja planera det i god tid och förbered gärna en rolig aktivitet eller fika att ha i samband med mötet.
Verksamhetsberättelse
Inför årsmötet ska styrelsen ha sammanfattat året i en verksamhetsberättelse. I verksamhetsberättelsen ska ni beskriva vad ni har gjort under året och även redovisa vad som inte genomförts utifrån verksamhetsplanen. Verksamhetsberättelsen ska vara underskriven av alla styrelsens medlemmar och lämnas till revisorerna i god tid innan årsmötet.
Verksamhetsplanering
Till årsmötet ska ni i styrelsen komma med ett förslag för vad föreningen ska göra under nästa år, detta skriver ni i er verksamhetsplan. De flesta hyresgästföreningar och lokala hyresgästföreningar har redan under hösten planerat nästkommande års verksamhet och ibland bett om pengar från sin hyresgästförening eller bostadsföretag.
Revisionsberättelse
Revisorernas uppgift är att granska styrelsens verksamhet och ekonomi under året. Inför årsmötet ska revisorerna få ta del av alla era handlingar från året, till exempel mötesprotokoll. Revisorerna vill att alla handlingar ska finnas tillgängliga senast 20 januari. De kontrollerar att ni i styrelsen har gjort det ni fattat beslut om att göra. Till årsmötet skriver revisorerna sedan en revisionsberättelse där det ska framgå om revisorerna uppmanar årsmötet att ge styrelsen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret.
Kontakta valberedningen
Inför årsmötet ska ni kontakta er valberedning och berätta hur många platser i föreningens styrelse som behöver fyllas. Gör detta i god tid innan årsmötet.
Jäv
I Hyresgästföreningens stadgar paragraf 2.4 Jäv står det "Förtroendevald eller anställd är jävig då det finns någon särskild omständighet som kan rubba förtroendet för personens opartiskhet. Den som är jävig får inte delta i beslut." Ha det i åtanke när årsmötet väljer personer till olika uppdrag. Det är till exempel en jävig situation om en revisor är sambo eller släkt med en styrelseledamot i samma förening.
Stöd under årsmötet
Önskar ni ha stöd under själva årsmötet? Vill ni tex ha någon som sitter som mötesordförande eller mötessekreterare? Kontakta er förening, se kontaktuppgifter nedan.
Kalla medlemmarna till mötet
Minst två veckor före mötet medlemmarna ha fått en kallelse, en inbjudan, till årsmötet. Kallelsen kan se ut på olika sätt; ett brev i varje brevlåda, en lapp i trappuppgångarna eller ett email. Det viktiga är att alla medlemmar kan se kallelsen. Anställda på Hyresgästföreningens kontor hjälper er gärna med utskick av kallelsen - kontakta belinda.fercher@hyresgastforeningen.se eller 010-459 18 46 senast 31 december om ni vill ha stöttning. Det är viktigt att medlemmarna får information om årsmötet i tid för att följa stadgarna men också för att de ska ha möjlighet att delta.
Beställ material till årsmötet
Om ni vill ha mallar skickade till er på post kontaktar ni belinda.fercher@hyresgastforeningen.se eller 010-459 18 46. Även medlemslistor beställer ni genom samma mailadress, senast 31 december.
Planera eventuellt programinslag
Brukar ni ha färre medlemmar än ni önskar som kommer på årsmötet? Då vill vi på folkrörelseenheten tipsa om att boka in någon programpunkt på årsmötet som kan locka folk! Några förslag på programpunkter:
- Bjud in en förhandlare som pratar om förhandlingar, många medlemmar är oroliga över höjda hyror
- Civilförsvarsförbundet kan hålla ett pass i Hemberedskap
- Genomför en trygghetsvandring på ert bostadsområde
- Vad du får och inte får göra som hyresgäst
- Kulturinslag
- Besök från något bostadsbolag som kan lämna allmän information
- Filmvisning av filmen "Hyresgästföreningen 100 år” (den långa filmen, 28 min?)
- Magiker/trollkarlsföreställning
Tusenlappen
För lokala hyresgästföreningens årsmöte finns möjligheten att göra inköp av fika, hyra lokal eller boka in underhållning som Region Norrland finansierar. Taket för denna finansiering är 1000 kronor per lokal hyresgästförening.
För att nyttja ”tusenlappen” kan ni be leverantören att fakturera Hyresgästföreningen Region Norrland. Som referens på fakturan anges ”01-32 akt 117 LH X” där X är namn eller nummer för er lokala hyresgästförening.
Om ni använder rekvisitioner skriver ni som fakturareferens 01-32. I fälten under specifikationen skriver ni ingen förening, däremot LH nr/namn, FF.nr 1 och Akt nr 117.
Även LH med egen ekonomi kan välja att fakturera Tusenlappen till regionen enligt ovan.
Fakturaadressen är:
Hyresgästföreningen Region Norrland
Kund-id: HGF 1012
106 42 Stockholm
Efter inköp ska info om inköpet omgående skickas till admin.norrland@hyresgastforeningen.se med underlag, tex inscannat kvitto, kopia på rekvisitionen eller liknande som visar summa, LH-nummer och vem som gjort inköpet.
Kontaktuppgifter
För er som använder regionens revisorer
revision.norrland@hyresgastforeningen.se alternativt:
Revision Hyresgästföreningen
Västra Norrlandsgatan 10D
903 27 Umeå
Föreningsordföranden
Kiruna: Nicklas Emmoth, nicklas.emmoth@gmail.com, 070-381 09 89
Gällivare: Kai Selkälä, kaiselkala1969@icloud.com, 070-288 65 87
Östra Norrbotten: Malin Kondor, malinkondor@outlook.com, 070-558 44 61
Boden: Lars-Erik Englund, englund70@gmail.com, 070-261 85 22
Luleå: Javier Maier-Chavez, nicasan@hotmail.com, 073-521 93 93
Piteå/Älvsbyn: Ann-Cathrin Lindberg, annmaj.lindberg@gmail.com, 070-292 83 34
Norra Västerbotten: Lars Lundmark, 070-666 53 52 lars.lundmark@hyresgastforeningen.se,
Södra Västerbotten: Kerstin Granberg Lundgren, k.granberglundgren@ume.se, 070-242 24 10
Örnsköldsvik: Morgan Hoppman, morgan.hoppman@gmail.com, 073-530 09 75
Sundsvall/Timrå: Maggi Bergne, maggi.bergne@hyresgastforeningen.se, 070-562 81 17
Ådalen: Göran Hägglund, goran.hagglund@kramnet.se, 070-604 13 82
Storsjöbygden: Anne-Christine Strömberg, anne-christine.stromberg2@hyresgastforeningen.se, 070-678 17 12