Att jobba i en styrelse i region Norrland
När årsmötet är över har ni er styrelse! Lär känna varandra och hör efter vad de olika ledamöterna har för färdigheter och behov. Om var och en får göra det den är bäst på och tycker är roligast, så brukar det ge bra resultat. Det är också viktigt att komma överens om hur ni är mot varandra - så alla känner sig respekterade och viktiga.
Era uppgifter under året bestäms av stadgarna och medlemmarna. Medlemmarna påverkar uppgifterna under årsmötet. Hur ni i styrelsen väljer att jobba för att genomföra era uppgifter väljer ni själva så länge ni följer Hyresgästföreningens mål, program, stadgar och tagna beslut. Ert uppträdande skapar bilden av Hyresgästföreningen. En bra styrelse ger hela Hyresgästföreningen ett gott rykte och gör oss starkare som organisation, men motsatsen gäller också.
Med örat mot marken
Relationen mellan er i styrelsen och övriga hyresgäster är enormt viktig. Därför går mycket arbete ut på att vårda dessa relationer, vid sidan av att genomföra sina uppgifter som styrelse. En viktig del i att vårda relationen till andra hyresgäster är att alla vet vilka ni är och hur ni kan bli kontaktade. Tänk bara på hur mycket lättare det är att be om stöd från någon man känner!
Sätt upp information om vilka personer styrelsen består av, till exempel i trapphusen. Där ska det också stå vad ni har för gemensamma lokaler i området och vem man kontaktar för att använda dem. Ni behöver inte ha er privata kontaktinformation, utan ni kan till exempel ha en gemensam mailadress som ni delar ansvaret för.
Styrelsemöten
Ni väljer själva hur ofta ni vill ha styrelsemöten, helt utifrån vad som blir bäst för alla i styrelsen. Struktur kan dock underlätta arbetet som styrelse och därför kan det vara bra med regelbundna styrelsemöten vid samma dag/tid. Tänk på att välja en tid som passar de styrelsemedlemmar som arbetar eller har barn. Har ni möten vid behov är det viktigt att ni alltid väljer nästa mötesdatum i slutet av ett sittande möte så inget rinner ut i sanden. Då kan ni också göra en lista på vad som behöver göras under tiden fram till nästa möte.
När ni har styrelsemöte ska protokoll skrivas. Detta för att det inte ska råda något tvivel om vad som diskuterats och vilka beslut ni har tagit. Protokollen utgör dessutom underlag vid bokföring av kostnader. Protokollen är också viktiga för att de som inte kunde delta på mötet ska veta vad ni informerade och beslutade om.
GDPR
GDPR, eller General Data Protection Regulation, är en förordning som trädde i kraft den 25e maj 2018. I grunden så bygger förordningen på samma principer som den tidigare personuppgiftslagen (PuL), men den ger ett starkare skydd för de registrerade (personer vars personuppgifter hanteras) och ökat ansvar för personuppgiftsansvariga (till exempelvis Hyresgästföreningen) som hanterar personuppgifter.
Som förtroendevalda är ni skyldiga att följa GDPR och här kan ni lära er mer om det: Frågor och svar om GDPR för förtroendevalda