Information inför digitala årsmöten 2022

Er lokala förening väljer själva vilket digitalt mötesverktyg ni vill använda för att hålla ert årsmöte. Känner ni att ni vill ha support finns både er förening och vi här för er, och kan hjälpa till med såväl utrustning, utbildning och guider.

Vi hjälper också till med era kallelser och i samarbete med er förening ser vi till att alla länkar och koder finns med när ni bjuder in till årsmötet. Den hjälpen får ni efter att ni har pratat ihop er med er föreningsordförande om vilket datum som passar er lokala förening. Er föreningsordförande guidar er sedan vidare.

Instruktioner för användning av digitala mötesverktyget Zoom

I Zoom kan du som deltagare både delta via webbläsare (i dator) eller app (smartphone eller surfplatta). Du kan även ringa in med din vanliga telefon. Instruktioner för detta hittar du längre ner på sidan! 

I Zoom kan du som deltagare rösta (öppet eller anonymt), dela powerpoint-presentationer, chatta, begära ordet och mycket mera. Vi går igenom de vanligaste funktionerna nedan. Längst ned i avsnittet finns även en länk till en ännu mer detaljerad guide. 

Att tänka på:

• Ha god tidsmarginal innan mötet startar! Precis som du skulle ha lite extra tid till godo första gången du ska på ett möte på en ny plats, ha det när du ska på möte digitalt.
• Om du har möjligheten rekommenderar vi i första hand att du deltar i videomötet via en dator med kamerafunktion.
• Koppla gärna in ett headset som du kan höra igenom och som har mikrofon så hörs du bättre.
• Och kom ihåg, instruktionerna nedan är för att du ska känna dig förberedd.

Alternativ 1 – Med dator

Du ansluter genom att följa länken som skickats till dig på mejl i kallelsen eller genom att gå till join.zoom.us och ange det mötes-ID som du fått i kallelsen. 

Du kan också ladda ner programvaran på https://zoom.us/download. Klicka på ”Zoom Client for Meetings" och installera den. Detta steg kan vara bra att göra så snart du har möjlighet så är du förberedd inför utbildningstillfället. När den är installerad ansluter du till mötet genom att välja "Join" (Anslut) och anger det mötes-ID som du fått i din inbjudan.

Alternativ 2 – Med mobiltelefon eller surfplatta

Om du vill delta på mötet via mobiltelefon eller surfplatta laddar du ner Zoom-appen. Du kan sedan antingen följa samma länk som ovan från mobilen, eller öppna appen och välja alternativet ”Join” (Anslut) och ange mötes-ID.

--> När du anslutit dig till mötet hamnar du i ett digitalt väntrum. Där kommer du befinna dig tills mötets värd släpper in dig.

När du är inne i mötet

1. Starta ljud och bild. När du ansluter är både ditt ljud och din bild avstängd. Ljud och bild kan du starta genom att klicka på den lilla mikrofonen (”Mute/Unmute”) och videokameran (”Start video/Stop video”) längst ner till höger, som du ser när du sveper med muspekaren över skärmen.
2. Ha ljudet avstängt som standard.
3. Problem med ljudet. Om du har problem med ljudet i dina hörlurar/högtalare eller mikrofonen kan du testa ljudet på vid mikrofonsymbolen längst ner till vänster i Zoom.
4. Begära ordet. Du begär ordet antingen genom att skriva ditt namn i chatten som du får upp genom att klicka på pratbubble-ikonen i ditt verktygsfält längst ned på skärmen. Alternativt kan du begära ordet genom att ”räcka upp handen”. Du gör detta genom att klicka på ikonen med silhuetterna (”Participants”). Då får du upp alla deltagare med namn till höger på din skärm. Längst ned till höger ser du en ruta med tre prickar i, klicka på den, och sedan på alternativet ”Raise hand” (Räck upp handen).
5. Välja hur du vill se deltagare. När du ansluter till mötet finns det två olika sätt som du kan se deltagarna:
   1. Gallery view (galleri-version) Då ser du alla som anslutit med video på lika stora bilder.
   2. Speaker view (talar-version) Då ser du den som pratar på en stor bild, och alla andra i mindre rutor. Det är denna version som vi rekommenderar då det blir enklare att se mötesordförande. Om inte Speaker view (talar-versionen) är den automatiska inställningen för dig kan du ändra det genom att klicka på den lilla symbolen uppe i det högra hörnet av bilden. Du kan också hålla in tangenterna Alt+F1 på ditt tangentbord samtidigt.

Extra resurser + guide till hur du ringer in till ett Zoom-möte med fast telefon

Vill du ha en ännu mer detaljerad guide kan du ladda ned detta dokument.

• Instruktioner med bilder för hur du deltar i ett Zoom-möte [text]
• Separat instruktion för hur du ringer in med fast telefon [text]

Vill du ha ännu mer tips om olika funktioner i Zoom kan du följa dessa länkar:

• Kom igång gratis med tjänsten Zoom, guide från Sensus [text]
• Så ansluter du till ett Zoom-möte [video]