Ska du avgå från styrelsen? Bli fadder!

Ylva Palm i Uppsala är ordförande i lokala föreningen Arkitekten. Hon har varit förtroendevald i över 20 år och har varit med och byggt upp den lokala verksamheten i området och ordnat i kvarterslokalen. Om inte alltför lång tid kommer hon att lämna ordförandeposten.

Periodvis är det väldigt mycket jobb att göra för en lokal förening. Ylva menar att det är viktigt att fråga om hjälp för att det ideella arbetet inte ska bli allt för tungt, och för att en lokal förening ska kunna finnas kvar.
– Den lokala föreningen betyder mycket för de som bor här. Vi ordnar många aktiviteter, till exempel bokbytarkvällar, utflykter, promenader, grillfester, jympa och konversation på engelska.

Valberedning för första gången

I år har LH Arkitekten för första gången haft en valberedning och styrelsen har stöttat dem med att komma i gång med arbetet inför årsmötet. Länge har styrelsen tänkt på att de skulle behöva få in yngre personer. Det bästa är när det är en blandning av åldrar, säger Ylva. Men att få in nya oavsett ålder är inte lätt. Då gäller det att fråga när tillfälle bjuds:

– En nyinflyttad kvinna ordnade Halloween-fest i sin lägenhet. Både barn och vuxna på gården var välkomna. Det var populärt och efteråt frågade vi i styrelsen henne om hon kunde tänka sig att vara med i styrelsen och ha ansvar för barnverksamhet. Hon sa ja direkt. En annan person stod och pratade med en ur styrelsen och sa plötsligt ”Man kanske kan gå med?” Då bjöd vi in henne till en av våra aktiviteter direkt och berättade om verksamheten. Valberedningen kontaktade sedan båda dessa personer.

Finnas kvar som mentor

Ylva funderar på vad hon kan bidra med efter att ha slutat som ordförande. Den dagen kommer – hon har ju varit med länge nu. Hon tänker att det kan vara bra att finnas till hands för den nya styrelsen, lite i bakgrunden ett tag framåt. Att vara som en mentor om de vill. Att sitta kvar i styrelsen men på en annan post är kanske ingen bra idé, tänker hon. Då blir det inte så tydligt för hyresgästerna att det är en ny ordförande. Troligtvis skulle många fortsätta att vända sig till henne för att fråga olika saker som den nya ordföranden egentligen ska svara på.

Det är nog ett måste med förberedelser av olika slag i god tid, innan en styrelse och särskilt en ordförande ska bytas ut. Ylva anser att fördelningen av arbetsuppgifter bör fungera bra innan man byter ut personer. Det ska vara tydligt vad de olika posterna innebär innan det kommer in nya personer som ”ärver” dem.
– Jag ska försöka arbeta ännu mer med strukturen i vårt styrelsearbete fram till att jag lämnar. Då blir det förhoppningsvis lättare att ta över den här rollen. Jag kommer även att skapa olika checklistor för olika uppdrag och evenemang. Det ska vara tydligt för alla vad som behöver göras. Då blir det också lättare! säger Ylva.

 

Ylvas tips om vad man kan tänka på när det är dags för byte av ordförande och ledamöter i styrelsen:

1. Välj in en valberedning vid årsmötet. En valberedning underlättar arbetet med att få in nya i styrelsen.
2. Ta alla tillfällen som bjuds till att fråga grannar om de är intresserade av att veta mer om styrelsearbete.
3. Fråga även vad de skulle vilja göra i en styrelse. Kanske behövs någon ny funktion, till exempel barnverksamhet.
4. Skapa en struktur för styrelsearbetet som är lätt att ”ärva”. Det ska vara tydligt vilken funktion som ska göra vad. Då blir det lättare för den som är ny.
5. Efter byte av ordförande vid årsmötet kan den förra ordföranden vara mentor till den nya styrelsen.
6. Den förra ordföranden stannar inte kvar på annan post i nya styrelsen utan lämnar helt. Detta för att ge plats för den nya styrelsen att hitta sitt arbetssätt.
7. Checklistor på viktiga saker att tänka på samt kontakter lämnas till ny styrelse.

LÄS ÄVEN OM HUR EN LOKAL FÖRENING I REGION MITT ARBETAR MED STYRELSEFÖRÄNDRINGAR:

I drygt 20 år har Le-Roy Wentzel haft olika uppdrag i styrelsen i den lokala föreningen i Brickebacken, Örebro. Vid årsmötet avgår han som ordförande. I flera år har de pratat om att ett generationsskifte behövs i styrelsen, och nu gjordes det slag i saken.

– Vi satte en strategi tillsammans med vår valberedning och Örebroföreningens ordförande. Till vårt stöd hade vi två anställda på Örebrokontoret. Av dem fick vi bland annat hjälp med att ringa upp de yngre medlemmarna här i Brickebacken för att höra om de kunde vara intresserade av att bli engagerade, berättar Le-Roy.

Dessa hade inte nåtts tidigare

Av den listan blev det kvar tio personer som Le-Roy sedan själv ringde upp. Åtta av dessa ville komma på ett möte för att höra mer om Hyresgäst­föreningen och styrelsearbete. Efter det mötet finns det nu fyra engagerade yngre personer för valberedningen att föreslå till årsmötet.
 – Det här är fyra personer som vi inte har lyckats nå tidigare, säger Le-Roy.

Han tänker att det här kan vara en arbetsmetod framåt. Att ha tillgång till en resurs på länskontoret, som är duktig på att ringa upp medlemmar. Sedan kan man jobba vidare lokalt, som de har gjort i Brickebacken.
Som brukligt är har styrelsen också delat ut brev till alla medlemmar om att det även går bra att nominera som vanligt till årsmötet.
– Men det brukar sällan gå så lätt att få in nya i styrelsen med den metoden. För att få in nya måste man nog lära sig att ringa runt mycket, ta kontakt. Lokala föreningar saknar ofta valberedningar och då blir det svårare med förnyelsen.

Vi behöver få tillbaka valberedningarna

Le-Roy beskriver det här som en långsiktigt viktig fråga för Hyresgäst­föreningen: vi behöver få tillbaka valberedningarna i de lokala föreningarna och det behövs resurser från tjänstemannaorganisationen som stöttar. Det går inte att förlita sig på att det bara löser sig lokalt.
– Vi behöver arbeta mer systematiskt med det här. Folk står inte på kö för att vara med i styrelserna. Vi behöver bli bättre på att beskriva vad vi gör. När vi gör det – då kan vi få reaktioner i still med ”Oj då, det där är ju jag intresserad av!”.

Efter årsmötet är planen att Le-Roy ska vara mentor till den nya styrelsen. Att vara mentor är en bra roll för de med lång erfarenhet när de slutar med styrelsearbetet, säger han. Att inte bara försvinna, utan finnas till förfogande, men utan att styra.
– De tyckte att jag skulle vara kvar i styrelsen fast på en annan post, men jag tror inte på det. Då blir det nog lätt så att man fortsätter med samma struktur som innan. De nya måste få skapa sitt sätt att arbeta.
Le-Roy har lämnat ordförandeposten en gång tidigare. Då lämnade han efter sig checklistor för olika saker, till exempel för skapande av evenemang, kontaktuppgifter med mera. Han tipsar om att skriva ned alla viktiga saker så att en ny styrelse kan använda sig av den kunskapen för att arbetet ska bli smidigare.

Så här gör  lokala föreningen Brickebacken i Örebro när det är dags för byte av ordförande och ledamöter i styrelsen:

1. Personal från länskontoret hjälpte till att planera för nyrekrytering.
2. Personal hjälpte även till med att ringa upp yngre medlemmar i bostadsområdet.
3. Styrelsen fick sedan listor över de medlemmar i området som ville veta mer.
4. Ordförande ringde upp dessa, beskrev mer om verksamheten samt bjöd in till ett möte.
5. Av de personer som kom på mötet är nu fyra namn lämnade till valberedningen.
6. Efter årsmötet är den förra ordföranden föreslagen som mentor till den nya styrelsen.
7. Den förra ordföranden stannar inte kvar på annan post i nya styrelsen utan lämnar helt. Detta för att ge plats för den nya styrelsen att hitta sitt arbetssätt.
8. Listor på viktiga saker att tänka på samt kontakter lämnas till ny styrelse.