Guide till Teamsmöten i Hyresgästföreningen
Denna guide hjälper dig med allt du behöver för att komma i gång och använda Teams.
- Förbereda ett Teamsmöte
- Ansluta till ett Teamsmöte:
Via datorn med Teamsappen installerad
Via datorn i en webbläsare
Via mobilen och Teamsappen - Att anordna ett Teamsmöte
Skapa grupprum i ett Teamsmöte
Spela in möten - Tips och råd för ett lyckat Teamsmöte.
- Svar på de vanligaste frågorna om Teamsmöten.
1. Förberedelser inför ett Teamsmöte i Hyresgästföreningen
- För att delta vid ett möte i Teams behöver du:
- En dator eller en mobiltelefon/surfplatta med internetuppkoppling.
- Fått ett mejl med inbjudan till mötet du ska delta i.
Förbered dig väl:
Ladda ner Teams-appen i förväg. Du kan ansluta till mötet via din webbläsare, men vi rekommenderar att du laddar ner appen till din dator eller mobil. Klicka här för att ladda ner appen
Välj en plats där du har bra internetuppkoppling.
Testa Teams innan mötet. Du kan komma överens med någon att gå in i mötet samtidigt som du och testa så att ljud och bild fungerar.
Välj en plats där du har ljuset framför dig, exempelvis när du sitter med ansiktet mot ett fönster.
Använd headset om du har. Detta gör att personer i din omgivning inte störs och att andra mötesdeltagare störs mindre av ljud runtomkring dig, (barn, bilar, hundar, osv).
2. Anslut till mötet
Du kan ansluta till Teamsmötet via:
- Datorn med appen installerad
- Via datorn i en webbläsare
- Via mobil och Teamsappen.
Anslut till Teamsmötet via datorn med Teams appen installerad
1. Från din mötesinbjudan i din kalender eller mejl väljer du: Anslut till ett möte på datorn eller i mobilappen.
2. Välj att du vill ansluta till mötet med din Teams-app.
3. Klicka på Anslut nu så kommer nu in i mötet.
4.Se över inställningarna för webbkamera och mikrofon genom att klicka på ... (tre prickarna) och sedan på Visa enhetsinställningar.
Se videoinstruktion om hur du ansluter till ett teamsmöte
Anslut till Teamsmötet via dator i en webbläsare
Om du inte har Teamsappen, kan du ändå ansluta till ett Teams-möte:
1. Från din mötesinbjudan i din kalender eller mejl väljer du Anslut till ett möte på datorn eller i mobilappen.
2. Välj att du vill ansluta till mötet i webbläsaren.
3. Ange ditt namn och välj ljud- och videoinställningar.
4.Välj Anslut nu.
5. Beroende på mötesinställningarna kommer du in direkt, eller så kan du komma till en lobby där någon i mötet släpper in dig.
Anslut till Teamsmötet via mobil och Teams-appen
1. Installera Teams-appen, antingen från Google Play Store om du har en Android-telefon eller från App Store om du har en iPhone. Gå till nästa steg om du redan har den installerad. Observera: Det går inte att använda webbläsaren i mobilen för att ansluta till ett Teams möte.
2. Leta fram mötesinbjudan och klicka på anslutningslänken. Om du får förfrågan att tillåta tillgång till mikrofon och kamera så välj att godkänna, du kan annars inte använda dem under mötet.
3. Teams-appen öppnas.
4. Logga in som gäst genom att klicka på Anslut som gäst.
PLATS för skärmdump se wordfil
5. Skriv in ditt namn och anslut till mötet genom att klicka på Anslut till mötet nu har du kommit in i mötet.
PLATS för skärmdump se wordfil
3. Att anordna ett Teamsmöte
Så här gör du för att anordna ett Teamsmöte, skapa grupprum och spela in möten.
För att hålla ett möte i Teams behöver du först:
- Ett Microsoftkonto eller en Gmail-adress
- En dator eller en mobiltelefon med internetuppkoppling
- Skapa ett Teams-konto
- Skapa en anslutningslänk till mötet (som sedan kan användas om och om igen)
- E-postadresser till mötesdeltagarna.
Som förtroendevald kan du använda en kostnadsfri Microsoft Teams-organisation. För att skapa ett Teams-konto behöver du ett Microsoftkonto eller en Gmail- adress. På utbildningsplattformen Lärkan, som du hittar under hyresgastforeningen.se/medlem och i puffen för Utbildningar finns en manual för hur du skapar Microsoftkonto, Gmail-konto och Teams-konto.
Skapa ett Teamsmöte
När du har skapat ett Teams-konto och är inloggad där kan du skapa ett möte via fliken ”Möten” i menyn till vänster. Därefter väljer du alternativet ”Schemalägg ett möte” och anger mejladresser till alla som ska bjudas in att delta i mötet.
När mötet är schemalagt hamnar informationen om mötet i din digitala kalender och mötesdeltagarna får en inbjudan via mejl. I informationen finns två länkar, en för att ansluta till mötet och en inställningslänk där det går att styra om mötet ska ha en ”lobby”, ett slags digitalt väntrum, och om deltagare ska kunna dela sin skärm. Även om du valt att inte ha en lobby, släpps inte deltagarna in till mötet förrän mötesorganisatören anslutit.
Om du i efterhand vill lägga till mötesdeltagare kan du göra det direkt i Teams eller skicka länken för att delta på mötet till dem som ska delta. De som ska delta på mötet klickar på länken i sitt mejl och när du som mötesorganisatör är uppkopplad så startar mötet.
För mer information om hur du anordnar och hanterar möten klicka här
Skapa grupprum
I alla, utom de minsta mötena kan det vara svårt att ha öppna diskussioner och ett meningsfullt utbyte av idéer. Med grupprum samlas människor i små grupper för att exempelvis diskutera ett ämne eller lösa en uppgift. Endast mötesorganisatörer i skrivbordsversionerna av Teams (Windows och Mac) kan skapa och hantera grupprum.
Skapa grupprum innan mötet
1. Gå till Teams-kalendern och öppna mötesinbjudan.
2. Gå till Breakout-rum och välj Skapa rum.
3. Välj det antal rum du vill använda (upp till 50) och välj Lägg till rum.
I det här exemplet har tre rum skapats men ingen har tilldelats till dem ännu.
PLATS för skärmdump se wordfil!
4. Välj Tilldela deltagare.
5. Välj om du vill att Teams ska tilldela personer till rum (automatiskt) eller tilldela personer själv (manuellt).
Så snart mötet startar kan du öppna grupprummen.
Skapa grupprum under mötet
1. Starta mötet.
2. Välj Grupprum i möteskontrollerna.
PLATS för skärmdump se wordfil!
3. Gör följande:
a) Välj det antal rum du vill använda (upp till 50).
b) Välj om du vill att Teams ska tilldela personer till rum (automatiskt) eller tilldela personer själv (manuellt).
PLATS för skärmdump se wordfil!
4. Välj Skapa rum.
För mer information om grupprum och att hantera breakout sessions klicka här.
Spela in möten
Alla Teams möten och samtal kan spelas in för framtida visning. Inspelningen spelar in ljud-, video- och skärmdelningsaktivitet och du kan dela den på ett säkert sätt i hela organisationen. En inspelning upphör att gälla och tas bort automatiskt efter en angiven tidsperiod. Hur lång tid den är tillgänglig anges av administratören, men du kan ändra utgångsdatumet för en viss inspelning.
Hantera förfallodatumet för en mötesinspelning