Hur vi behandlar dina personuppgifter om du inte är medlem

Förhandlingsöverenskommelser gällande ditt boende

Om du bor i ett hus som omfattas av en så kallad förhandlingsordning registrerar vi de förhandlingsöverenskommelser som ingås mellan oss och din hyresvärd, till exempel avseende din hyra eller andra hyresvillkor. Uppgifterna hämtas från de förhandlingar vi bedriver med din hyresvärd. Som part i avtalet om förhandlingsordning har vi en förhandlingsskyldighet, den rättsliga grunden för att behandla personuppgifter under förhandlingen är därför rättslig förpliktelse. Den rättsliga grunden för att spara förhandlingsöverenskommelser och protokoll är vårt berättigade intresse att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Uppgifterna kan också komma att användas för att ta fram statistik, jämförelser och att göra analyser som underlag för bostadspolitiska utredningar eller liknande, men det sker då alltid i sammanslagen form så att uppgifterna inte går att härleda till dig. Den rättsliga grunden för denna behandling är att den är nödvändig för vårt berättigade intresse att verka för hyresgästers rättigheter i samhället. 

Kampanjer

Vi bedriver kampanjer av många olika slag. Syftet med dessa kampanjer kan variera. Det kan till exempel handla om att vi vill uppmärksamma politiker och andra intressenter på de frågor som Hyresgäst­föreningen driver. De kategorier av personuppgifter som vi kan komma att behandla i denna typ av kampanjer är vanligtvis ditt namn och ibland dina kontaktuppgifter. Dessa uppgifter samlar vi in från dig i samband med att du frivilligt lämnar dem till oss i samband med att du deltar i våra kampanjer. Den rättsliga grunden för behandlingen är oftast ditt samtycke. För att kunna genomföra kampanjer kan vi ibland ta hjälpa av andra företag eller organisationer som vi samarbetar med. När dessa behandlar dina personuppgifter för vår räkning är de att betrakta som personuppgiftsbiträde till oss och då tecknar vi alltid särskilda avtal som skyddar din integritet. Vi sparar inte dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för den aktuella kampanjen. Mer specifik information om hur dina personuppgifter behandlas lämnas vid varje kampanjtillfälle. 

Förhandlingar och juridiska tvister

Om du som privatperson agerar hyresvärd, eller om du är anställd hos en hyresvärd, kan vi behöva behandla dina personuppgifter i samband med hyres­förhandlingar eller juridiska tvister där vi agerar ombud för våra medlemmar. Förutom dina kontaktuppgifter, din tjänstebefattning och i förekommande fall fastighetsägarförhållande som vi hämtar från dig själv, din arbetsgivare eller offentliga register, kan uppgifterna gälla ditt agerande som hyresvärd eller anställd hos en hyresvärd. Dessa uppgifter hämtar vi dels från dig i samband med kommunikation mellan oss och dig, dels från boende eller medlemmar som vi företräder gentemot dig eller din uppdragsgivare. Den rättsliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är vårt berättigade intresse att kunna företräda våra medlemmar och hyresgäster i hyres­förhandlingar och hyrestvister där du är part eller där du företräder en hyresvärd. Uppgifterna kan komma att delas med de personer vi företräder i de aktuella förhandlingarna eller tvisterna, och i förekommande fall myndigheter vid rättsliga prövningar. Uppgifter sparas i vårt ärendehanteringssystem som längst i tio år. 

Samarbetspartners

Vi samarbetar med många olika företag och organisationer. En förutsättning för att vi ska kunna samarbeta och teckna avtal med mera är att vi behandlar personuppgifter avseende dig som är anställd hos den vi samarbetar med. De personuppgifter som vi då kan komma att behandla är till exempel ditt namn, dina kontaktuppgifter, din tjänstebefattning, din signatur om vi tecknar avtal och skriftlig kommunikation i till exempel e-postmeddelanden. Dessa uppgifter hämtar vi vanligtvis från dig själv alternativt från din uppdragsgivare. Den rättsliga grunden för behandlingen är intresseavvägning där vårt berättigade intresse är att behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna samarbeta med det företag eller organisation som du företräder. Personuppgifterna sparas så länge som det är nödvändigt för vårt samarbete och så länge det behövs för att kunna fastställa, försvara eller göra gällande rättsliga anspråk. 

Påverkansarbete

Vår vision är ett tryggt boende där människor och samhälle utvecklas. När vi arbetar för vår vision behöver vi kommunicera och samverka med politiker på olika nivåer och andra personer som har ett inflytande över bostadsfrågor. De kategorier av personuppgifter som vi kan komma att behandla för detta syfte är till exempel namn, uppdragsbeskrivning, partitillhörighet och kontaktuppgifter. Vanligtvis hämtar vi uppgifterna från dig själv, men vi kan också komma att hämta dem från din uppdragsgivare eller offentliga register. Den rättsliga grunden för behandlingen är intresseavvägning. Vi kan komma att dela personuppgifterna med våra samarbetspartners till exempel om vi ska göra ett e-postutskick eller ordnar ett event. Personuppgifterna sparas så länge vi har behov av att kontakta dig med anledning av ditt uppdrag.  

Enkäter och undersökningar

Vi skickar ibland ut enkäter och undersökningar till allmänheten där vi ber om svar på vissa frågor som rör boendet. Svaren används till exempel som underlag för bostadspolitiska utredningar, opinionsbildande kampanjer och inför hyres­förhandlingar. De kategorier av personuppgifter som vi behandlar för detta syfte varierar beroende på vilken undersökning det gäller men kan till exempel vara ditt namn, dina kontaktuppgifter, boendeform, vilken del av landet du bor i, din ålder, ditt kön och dina svar om du väljer att genomföra undersökningen. Den rättsliga grunden för behandlingen är intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att verka för hyresgästers rättigheter och ställning i samhället. Dina personuppgifter hämtar vi från allmänt tillgängliga källor, vanligtvis via företag som vi anlitar. Vi kan också komma att dela dessa uppgifter för det fall vi anlitar någon annan för att genomföra undersökningen för vår räkning. När vi anlitar ett företag eller en organisation för att de ska behandla dina personuppgifter för vår räkning tecknar vi alltid ett särskilt avtal som skyddar din integritet. Dina personuppgifter raderas så fort de inte längre behövs för undersökningen. 

Verksamhetsutveckling 

Om du har varit medlem hos oss kan vi komma att kontakta dig i upp till 18 månader efter att du avslutat ditt medlemskap. Syftet är att lämna erbjudanden som vi tror intresserar dig samt att  lära oss mer om varför medlemmar avslutar sitt medlemskap. Kontaktuppgifter till dig hämtar vi från vårt medlemsregister. Vår rättsliga grund för detta är intresseavvägning. Du har rätt att invända mot att vi använder dina personuppgifter på det här sättet. 

Medlemsutveckling

Hyresgäst­föreningen gör olika aktiviteter i syfte att värva medlemmar. Detta kan ske på många olika sätt, till exempel genom att vi ringer eller uppsöker hyresgäster som inte är medlemmar. De kategorier av personuppgifter som vi behandlar för detta syfte kan till exempel vara ditt namn, ditt personnummer, dina kontaktuppgifter, din boendeform och hur länge du har bott på din adress. Personuppgifterna hämtar vi från allmänt tillgängliga källor via företag som vi anlitar, men det kan också ske från dig själv i samband med att du har deltagit i en av våra kampanjer och samtyckt till att vi får kontakta dig. Om du varit medlem hos oss tidigare och avslutat ditt medlemskap de senaste 18 månaderna kan vi istället hämta dina personuppgifter från vårt medlemsregister. Vår rättsliga grund för att behandla dina personuppgifter för detta syfte är intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna rekrytera nya medlemmar och fortsätta vara en av Sveriges största folkrörelser som kämpar för allas rätt till en god bostad till en rimlig kostnad. Dina personuppgifter kan komma att delas med våra samarbetspartners som för vår räkning genomför rekryteringssamtal. När vi anlitar ett företag eller en organisation för att de ska behandla dina personuppgifter för vår räkning tecknar vi alltid ett särskilt avtal som skyddar din integritet. Dina personuppgifter raderas när de inte längre är aktuella alternativt enligt en förutbestämd tidsperiod som kan variera beroende på hur vi har hämtat dina uppgifter.